Обзор

Ошибки в организации архива

Ошибки в организации архива

В интернете можно найти достаточно много информации о том, каким должен быть архив. Но начиная работу над ним самостоятельно, люди все равно допускают ошибки. Причем ошибки эти, как правило, одни и те же. В этой подборке мы собрали то, каким не должен быть архив, каких ошибок нужно избежать при его создании.

Конечно, сделать все идеально вряд ли получится. Единственный способ— обратиться к профессионалам, например, в компанию Первый городской архив. Только в этом случае вы можете быть уверены в том, что все будет сделано правильно. Но нескольких очень важных, ключевых моментов обязательно нужно учесть даже в том случае, если вы планируете справиться самостоятельно.

Отсутствие систематизации

Заходя в некоторые архивы, можно подумать, что попал на склад макулатуры: вся бумага лежит без какой-либо системы, папки составлены без логики, а иногда и вовсе свалены в кучу на столах, полках и в корзинах.

Как в этом можно разобраться — непонятно. К сожалению, многие компании доводят свой архив до такого состояния и только потом обращаются к профессионалам за помощью.

Очень важно помнить: принцип размещения документов может быть разным. Но он обязан быть! Иначе рано или поздно вы вовсе не сможете найти нужную бумагу.

Заброшенный архив

Хороший архив — это не разовая работа, это постоянное вложение сил в поддержание порядка.

Для того, чтобы хранилище не превратилось в гору мусора, важно выполнять всего три правила:

  • возвращать все изъятые бумаги на место;
  • правильно добавлять вновь поступающие документы в архив и в каталог;
  • избавляться от всего, что просрочилось и стало неактуальным — иногда в компаниях находятся маловажные бумаги столетней давности!

Архив в подвале

Так как площади коммерческих помещений в Санкт-Петербурге достаточно дорогие, многие компании отправляют свой архив в подвал. Это очень серьезная ошибка сразу по нескольким причинам. Но главная из них — совершенно неподходящие для бумаг условия хранения. Сырость и резкие колебания температуры (зимой в подвалах либо очень жарко, либо они промерзают), риск затопления, обилие различной живности — от плесени до крыс. Иными словами — все условия для того, чтобы бумаги закончили свое существование через пару лет! А ведь архив, наоборот, должен беречь содержимое как можно дольше.

Отсутствие архива

Иногда в процессе обработки бумаг, руководство приходит к решению вовсе не делать архив, а просто разложить их по отделам — бухгалтерские пусть хранятся в бухгалтерии, кадровые — в отделе кадров и т.д.

Минусов у такого подхода два:

  • во-первых, ориентироваться в этих папках будет только хозяин кабинета;
  • во-вторых, в какой-то момент архивных документов накопится так много, что в кабинете не хватит места ни для сотрудника, ни для текущих бумаг.

Смотрите также

Путеводители

SPBNEWS.TV

Особенности вывоза строительного мусора

SPBNEWS.TV

Как арендовать жилье в Испании?

SPBNEWS.TV